Digitalisering uden omtanke skaber ekstra bøvl og er spildt arbejde
Af Preben Mejer, it-iværksætter og foredragsholder,
Martin Profit Jakobsen, adm. direktør, Basit og
Jakob Diget Møller, chefkonsulent, Dansk Byggeri
IT og nye digitale løsninger kan spare tid og lette det daglige arbejde, ikke mindst når det bliver brugt i den enkelte virksomhed. Men når det bliver indført på byggeprojekter, hvor der er flere parter og mange virksomheder involveret, risikerer de nye digitale muligheder at skabe unødigt bøvl, mangel på overblik og i sidste ende dårligere arbejde.
Det er i grove træk konklusionen på en interessant debat under temaet "IT i byggebranchen" blandt virksomhederne på det årlige medlemsmøde forleden i Dansk Træ, en landsforening under Dansk Byggeri.
Under debatten kom det frem, at virksomhederne har gjort sig mange erfaringer med digitale styresystemer. De præsenterede en hel del succeshistorier. Og fælles for stort set alle var, at de beskrev digitale løsninger, der effektiviserede processer som for eksempel økonomi-, rapporterings- eller kvalitetssikringssystemer inden for den enkelte virksomhed.
Digitalisering bliver til spam og spild af tid
Mere problematisk blev det, når eksemplerne kom fra projekter, hvor Dansk Træs medlemsvirksomheder indgår som et led i en værdikæde fra bygherre over rådgiver til de udførende. Gennem debatten blev det mere og mere tydeligt, hvordan digitaliseringen påfører fagentreprenørerne unødige arbejdsbyrder - altså det stik modsatte af den effekt, den gerne skulle skabe.
Konkret består problemet i de kontinuerlige og uendelige række af projektopdateringer, der uploades til byggeprojekterne fælles fildelings-platforme ProjectWEB’s.
Med digitaliseringen er det blevet muligt for bygherreren og dennes rådgivere at udsende større og mindre projektopdateringer på et hvilket som helst tidspunkt og uden videre omkostninger. Problemet for fagentreprenørerne er, at projektopdateringerne udsendes uden konkrete modtagere. Det vil sige, at når der bliver sendt en opdatering, der måske kun angår murerentreprisen, så bliver alle håndværksmestrene, som er tilknyttet projektet, adviseret om den. De er derefter nødt til at gennemgå alle udsendte projektopdateringer for at se, om der skulle være forhold, der angår deres leverance.
Gammeldags breve var mere overskuelige
Tidligere blev projektopdateringer udsendt på papir og fremsendt pr. post. En metode der var så dyr, at man:
kun udsendte de projektopdateringer, som man vurderede havde tilstrækkelig betydning for den enkelte entreprise
sorterede i det opdaterede projektmateriale, så kun relevant materiale blev fremsendt og kun til konkrete modtagere
udsendte projektopdateringerne i større ’portioner’ i stedet for i mange små.
Med anvendelsen af ProjectWEB’s er omkostningerne til at sende materialet praktisk talt elimineret, og trykkeomkostningerne overført til modtagerne af projektmaterialet.
Overdænger hinanden med information
Forskydningen af arbejdsgangene har store negative konsekvenser. Bl.a. uploades projektopdateringerne fortløbende og mindre velovervejet. Og når alle fagentreprenørerne skal kontrollere alle uploadede opdateringer, er der risiko for, at en del opdateringer ikke bliver set af alle, og at kritisk information dermed ikke når frem til den eller de rette modtagere. Et forhold der i øvrigt bliver trukket til det yderste i udbuds- og tilbudsfaserne.
Ved et hovedentrepriseudbud vil der inden for hvert fag typisk være op til fire håndværksmestre, der afgiver tilbud til hver af de bydende hovedentreprenører. Dvs. at der ved fem bydende hovedentreprenører kan være op til 20 håndværksmestre pr. fag, som skal gennemgå alle de udsendte projektopdateringer. Læseren kan her selv færdiggøre (skræk-)scenariet med variationer over antallet af fag, der udbydes, og gange det op med variationer over antallet af projektopdateringer, der uploades. Omfanget bliver enormt!
Bedre projekthåndering og samarbejde
Effektive it-løsninger er simple, og de bliver først virkningsfulde, når de foldes ud over standardiserede processer - jo færre variationer desto mere virkningsfuld effekt.
Og løsningerne skal findes i et samarbejde mellem byggeriets fagfolk og de it-professionelle. En ting er at begrænse udsendelse af projektopdateringer til én gang i tilbudsfasen og senest to uger før tilbudsafgivelse. Noget andet er at finde de digitale løsninger, som betyder, at digitale informationer kun sendes til konkrete og relevante modtagere.
Opgaven er stor men også nødvendig, hvis vi skal udløse de store gevinster, der ligger i en forsat og øget digitalisering af byggebranchen. Og den er enorm. Både gode og dårlige erfaringer skal bruges til at udvikle it-løsningerne, så de tilpasses de brancher og virksomheder, der bruger dem. Og oplevelser med ekstra bøvl må ikke afskrække vores virksomheder.
Det internationale konsulentfirma McKinsey har i USA peget på, at byggebranchen kan øge produktiviteten med mellem 40 og 50 procent. Nogle af de områder, der peges på er projekthåndering, kontrakter og samarbejde. Alene her er der ifølge McKinsey 8-9 procent produktivitetsgevinst at hente.
