Tilbudet er udarbejdet nu skal ordren hjem
Tilbudet skal leveres til udbyderen på en måde, der forstærker muligheden for at få arbejdet
MEN – der er stadig et stykke vej at gå og et stykke arbejde at udføre, førend tilbudet kan afgives, og førend der – forhåbentlig – kan underskrives en accept.
Lasede tilbud
Man skal ikke deltage i mange licitationer eller andre prisindhentninger, før man har set adskillige "lasede" tilbud. Dårlig præsentation af et møjsommeligt – og dyrt – udarbejdet tilbud er ikke fremmende for muligheden for at skaffe sig ordre og arbejde. Argumenter om at det er arbejdet og dets kvalitet og pris, der tæller, gælder ikke på dette tidspunkt, hvor tilbuddene lægges ved siden af hinanden.
Selvom det er en priskonkurrence, kan der ofte være forskellige punkter, hvor der vil være tvivl om, hvem der skal have arbejdet. Her vil den gode præsentation være afgørende for firmaets muligheder for at få ordren.
God præsentation
En god præsentation er en præsentation, der tydeligt viser, hvad tilbuddet indeholder og hvilke betingelser, det er afgivet under. En god præsentation ser også ordentlig ud og demonstrerer at den, der afgiver tilbuddet ved, hvad det drejer sig om, og at firmaet har den fornødne ordens- og kvalitetssans og den rette forretningsmæssige indstilling samt kendskab til arbejdet med leverancer og entrepriser.
Bordet fanger
Bortset fra salgsværdien af tilbudspræsentationen skal man også gøre sig klart, at så snart udbyderen af leverancen eller entreprisen har modtaget tilbudet, er det bindende for tilbudsgiveren. Bordet fanger!
Tilbudets afgivelse
I det modtagne tilbudsmateriale kan der være præciseret nogle regler for, hvordan tilbudet skal afgives. Disse regler skal selvfølgelig følges, hvis man ikke vil risikere at blive ukonditionsmæssig, og at hele tilbudsarbejdet er spildt.
Uanset hvilke regler der er opstillet for tilbudets afgivelse, vil der altid være mulighed for at præsentere sit tilbud på en ordentlig og korrekt måde.
Tilbuddet bør altid omfatte følgende:
[b]Tilbudsbrev[/b]
Brevet bør indeholde en klar beskrivelse af hvad tilbudet drejer sig om og en oversigt over, hvilket grundlag tilbudet hviler på. Prisen bør også nævnes i brevet samt eventuelle henvisninger til opdeling af prisen, alternative priser med mere.
Det skal fremgå af brevet, såfremt der er forbehold gældende for det afgivne tilbud. Nogle organisationer påbyder deres medlemmer at tage bestemte forbehold ved afgivelse af tilbud. Andre forbehold kan være nødvendige, men man må være klar over, at forbehold kan være afgørende for, om ens tilbud antages.
Bilag til tilbudsbrevet
Det vil ofte være en forudsætning for et konditionsmæssigt tilbud, at tilbudslister, tilbudsblanketter og eventuelle andre papirer er udfyldte. Det er kedeligt at blive udskudt, blot fordi enkelte bilag er glemt.
Alternative tilbud
Det må overvejes, hvordan man kan gøre sit tilbud attraktivt for udbyderen. Det kan være, at man har fået en god idé under udarbejdelsen af tilbudet. Eventuelt har man set nogle muligheder for besparelser eller en forbedring af kvaliteten – man skal udnytte den viden, man har som fagmand inden for sit område, til at forbedre sine muligheder. Jævnligt vil det være en forudsætning for tilbudets antagelse, at der er afgivet pris på de udbudte løsninger, men det bør ikke afholde en tilbudsgiver fra at bruge sin viden og sunde fornuft.
Aflever det alternative tilbud på en sådan måde, at det vækker opmærksomheden hos modtageren – gerne uden at man spiller alle sine kort ud. Det alternative tilbud skal opfattes som en ekstra mulighed for at komme i direkte kontakt med udbyderen.
Aflever til tiden
De fleste tilbud der skal afgives, skal i henhold til tilbudsbestemmelserne være udbyderen i hænde til en bestem tid. Pas på at dette overholdes, ellers er der grund til at forkaste tilbudet. Er det en licitation der deltages i, så er det op til de øvrige deltageres nåde og barmhjertighed, om den arme synder der kommer nogle minutter for sent til licitationen, skal have lov at afgive sit bud.
Kontraktforhandling
Mens tilbuddene bliver vurderet kan man passende forberede sig på en kontraktforhandling. Der er måske under licitationen eller anden form for tilbudsafgivelse kommet nye forhold frem, som det kan betale sig at undersøge nærmere. I alle tilfælde vil det være nyttigt at forberede sig på en kontraktforhandling.
Det kan også være nødvendigt med en tæt opfølgning i denne periode, det er vigtigt at holde sig i kontakt med udbyderen og være til rådighed til besvarelse af spørgsmål og til kontraktforhandling.
Det er langtfra sikkert, at tilbudet kan accepteres uden videre. Ofte skal der en forhandling til at afklare usikkerheder og eventuelle alternative løsninger, eller også er selve entreprisen så kompliceret, at det er nødvendigt at gennemgå forholdene i detaljer, før der skrives en kontrakt under.
Når man bliver indbudt til en kontraktforhandling, er det sikkert, at den som har forberedt sig til forhandlingen er bedst rustet til at gennemføre den til det ønskede resultat. Det gælder altså om, at "hjemmearbejdet" er godt udført.
Accept
Efter det store arbejde med at fremskaffe tilbudsmuligheden, udarbejde tilbudet og forhandle det hjem, glæder man sig over at modtage en accept som herefter bekræfter, at man har fået en ordre.jfr
Tillykke med det!
