Det realistiske tilbud!
Vil man udarbejde et realistisk tilbud, hjælper det ikke at stikke hovedet i busken, tværtimod handler det om at se kendsgerningerne i øjnene og få alle former for omkostninger kortlagt
Det hele skal med
Skal der afgives et konkurrencedygtigt tilbud – og man også ønsker at overleve – så nytter det ikke at stikke hovedet i busken og mere eller mindre bevidst "glemme" noget. Man må tværtimod se kendsgerningerne i øjnene og udarbejde et realistisk tilbud. Hvis der skal gives rabat eller afslag i prisen, så gøres det bedre, når man ved, hvad den rigtige kostpris er.
Grupper af ydelser
En grundig gennemgang af det tilsendte tilbudsmateriale er det første trin ad vejen til at kunne afgive et konkurrencedygtigt tilbud. Ved denne gennemgang er det også blevet klart, hvilke grupper af ydelser der indgår i tilbudet. For at kunne bevare overblikket vil det derfor være hensigtsmæssigt at opdele sin tilbudskalkulation i ydelsesgrupper svarende til det modtagne tilbudsmateriale og den måde, hvorpå man vil opbygge sin pris. De grupper af ydelser, der f.eks. kan komme på tale i en normal entreprise indenfor bygge- og anlægsområdet kan opdeles i fire hovedgrupper:
1. Leverancer
En gruppe af ydelser kan bestå af rene leverancer, hvor ydelsen består i at indkøbe og levere nogle specificerede færdige produkter, f.eks. inventar, udstyr, osv.
Selvom leverancer kan se enkle og ukomplicerede ud, så er det nødvendigt – udover selve leveranceprisen –at kalkulere priser på f.eks. transport, aflæsning og indbæring, eventuelle omkostninger til mellemlagring, emballage m.v. Det er også værd at notere sig, hvem der har ansvaret umiddelbart efter levering, der kan ske tyveri, ødelæggelse og andre ting, som påvirker omkostningerne.
Til brug for prissætning af leverancerne skal der være udarbejdet præcise specifikationer og mængdeopgørelser, ligesom der må være beskrevet, hvilke betingelser der skal gælde for leverancen.
2. Underentrepriser
Der vil ofte være behov for at supplere sin ydelse med underentrepriser. Ved prisfastsættelsen vil det normalt være nødvendigt at indhente priser fra sine underentreprenører, inden man selv kan færdiggøre sin tilbudspris.
Når der indhentes priser fra underentreprenører, skal det sikres, at de samme krav og betingelser, som gælder for ens eget tilbud også skal være gældende for underentreprenørens tilbud. Det gælder bl.a. tekniske krav, garantiforhold og betalingsbetingelser samt tidsterminer.
Udover opstilling af krav og betingelser skal der også i forbindelse med prisindhentning på underentrepriser være udarbejdet fortegnelse over de ydelser, der skal indgå i underentrepriserne. Der skal lægges særlig vægt på, at entreprisegrænserne er klart definerede.
3. Egne ydelser
De ydelser, som tilbudsgiverens eget firma skal præstere – "egne ydelser" – skal selvfølgelig defineres og prissættes ligeså omhyggeligt som leverancer og underentrepriser.
Prisen på "egne ydelser" kan opdeles i nogle typer omkostninger, som enten er stykomkostninger eller faste omkostninger, som ikke er direkte afhængige af mængden af ydelser. Stykomkostningerne er:
Materialer: prisen på materialer skal opgøres på grundlag af mængdeopgørelser og enhedspriser med tillæg for spild og eventuel leveringsomkostninger.
Arbejdsløn: omkostningen til arbejdsløn skal kalkuleres på grundlag af den skønnede nødvendige tid. Alle lønafhængige omkostninger, såsom sociale ydelser, kørsel m.v. skal tillægges her.
Faste omkostninger kan være:
Materiel: det må under denne gruppe opgøres, hvilke materiel der skal anvendes både til "egne ydelser" og til "egne underentreprenører". Det må desuden afgøres på grundlag af det modtagne tilbudsmateriale, om der inden for entreprisens rammer skal stilles materiel til rådighed for andre entreprenører, eller om der stilles materiel til rådighed for ens egen entreprise fra andre entreprenører.
Arbejdspladsindretning: omkostninger til indretning og drift af arbejdsplads skal også kalkuleres på grundlag af en opgørelse over en beskrivelse af de ydelser, der er nødvendige for at kunne gennemføre entreprisen. Denne gruppe af omkostninger omfatter skure til mandskab, materialer og kontor. Desuden skal medregnes driftsomkostninger til f.eks. vand, afløb, el og rengøring. Jævnligt indgår der i udbudsmaterialet krav om, at der skal stilles kontorfaciliteter på byggepladsen til rådighed for tilsyn og bygherre.
4. Øvrige omkostninger
Gruppen af omkostninger, der kan kaldes "øvrige omkostninger", omfatter omkostninger, der er nødvendige som supplement til de egentlige ydelser og arbejdsbetingede omkostninger. Gruppen "øvrige omkostninger" kan bl.a. omfatte:
Ledelses- omkostninger:
Kravene til ledelse af de enkelte entrepriser er meget forskellige fra fag til fag og fra entreprise til entreprise, men den nødvendige omkostning til ledelse må opgøres og indgå i den samlede omkostning også selvom det er "Mesters egen tid".
Særlige forsikringer:
Såfremt der i de modtagne tilbudsbetingelser kræves særlige forsikringer – f.eks. tegning af Contractor’s All Risk forsikring – skal denne omkostning medtages. På den anden side må det overvejes, om der er muligheder for besparelser i de sædvanlige forsikringer, såfremt bygherren eller andre har tegnet en fælles forsikring, der giver den nødvendige dækning.
Finansomkostninger:
I forbindelse med entreprisens gennemførelse skal der afholdes en række omkostninger, før der begynder at komme penge ind i kassen. Enten finansieringen sker for egne midler eller fra en kassekredit, så har pengene en pris, som må kalkuleres og indregnes i entrepriseomkostningerne.
En særlig del af finansomkostningerne kan være, at der skal stilles forskellige garantier eller sikkerhedsstillelser, omkostninger, der skal medregnes i en realistisk pris.
Særlige omkostninger:
Denne gruppe omkostninger kan omfatte gebyrer og lignende, der skal betales i forbindelse med entreprisens gennemførelse, f.eks. afgifter til gennemførelse af autoriserede afprøvninger og lignende.
Risiko
Det må vurderes, om der skal indregnes et beløb til imødegåelse af den vurderede risiko, f.eks. til ekstra foranstaltninger, som kan fjerne eller formindske risikoen, eller til forsikring, der kan dækkes den særlige risiko.
Vurderinger før endelig pris
Når man er kommet så langt i sin tilbudskalkulation, at man har været gennem alle de foregående punkter, er man endelig klar til at vurdere, om den fremkomne pris kan blive konkurrencedygtig på markedet og tilfredsstillende for én selv. Der mangler nemlig stadig en del.
Dækningsbidraget
Dækningsbidraget kaldes sådan, fordi det skal dække dette tilbuds (denne entreprises) bidrag til dækning dels af nogle omkostninger og dels bidrag til firmaets samlede fortjeneste.
Omkostninger til salgsarbejde – herunder omkostninger til tilbud, der ikke bliver antaget – er jo ikke dækket endnu. Det samme gælder omkostninger til administration og daglig ledelse af firmaet. Hvor stort dækningsbidraget minimum skal være, vil være individuelt for det enkelte firma.
Endelig pris – er den rigtig?
Nu er alt klart til det mest spændende – og det mest vanskelige: fastsættelse af den endelige tilbudspris! Firmaets kloge hoveder må sætte sig sammen og vurdere, om prisen er konkurrencedygtig – måske kan den bære lidt mere dækningsbidrag? Eller skal vi file lidt af dækningsbidraget?
Der er mange overvejelser at gøre sig, når tilbudsarbejdet er omhyggeligt udført, så ved man hvor man er henne med omkostningssiden, så kan man måske gå ind med en lavere pris, fordi man ved, om der er luft eller muligheder for prisreduktioner nogle steder i kalkulationen. Det er altid lettest at spille, når man kender sine egne kort.
jfr
