Er udbudsgrundlaget tilbudsomkostningerne værd?
Har man fået chancen for at give et tilbud, melder spørgsmålene sig: Vil vi give tilbud på dette stykke arbejde? Og er det overhovedet værd at bruge tid på?
Grundig gennemgang af udbudet
Det er nemlig nu der skal træffes den første vigtige beslutning i tilbudsarbejdet. Vil vi give tilbud på dette stykke arbejde? Er det overhovedet værd at bruge tid på? For at kunne svare på disse spørgsmål er det nødvendigt at gennemgå det tilsendte tilbudsmateriale grundigt og gøre sig klart, om det er en god idé at afgive tilbud!
Jamen gælder det da ikke om at få affyret så mange tilbud som muligt? Nej, det vil være det samme som at gå på jagt med løst krudt. De tilbud der afgives, skal have ordentlig og tilstrækkelig slagkraft, så de opfattes som interessante og værd at overveje hos modtageren, ellers er salgs- og tilbudsarbejdet spildt.
Vindertilbudet
For at kunne give et interessant tilbud, der har en god chance for at blive vinder, skal bl.a. følgende forhold være opfyldt:
Konkurrence- situationen
Opgaven skal være af en sådan art, at firmaet har en rimelig mulighed for at kunne konkurrere. Det vil være nyttigt, hvis man kan finde ud af, hvem man er i konkurrence med.
Er det ikke muligt, så kan man i det mindste se, om der er oplysninger i tilbudsgrundlaget, som sætter begrænsninger for medvirken.
Det vil i alle tilfælde være klogt at gøre sig klart, i hvilken konkurrencesituation man befinder sig, før der bruges kræfter, tid og penge på at udarbejde et tilbud.
Er det en rigtig opgave?
Er det en opgave, der passer til firmaets produktionsapparat og de ressourcer – materiel og mandskab, osv. – der er til rådighed eller som kan fremskaffes?
Er det en type opgave, som firmaet har prøvet før, eller som der med fordel kan arbejdes med, måske en type opgave, der kan bringe ny viden og kunnen til firmaet.
Risikoforholdene
Når man påtager sig at udføre arbejde og løse opgaver for andre, påtager man sig også en risiko. Der er stor forskel på hvilken risiko der er i forskellige entrepriser. Det er derfor vigtigt at kende den risiko man påtager sig.
Hvordan ser opgavens risikoprofil ud? Er der vanskelige arbejdsoperationer, der kræver stor faglig ekspertise, kan der være problemer med forholdene på stedet f.eks. vanskelige adgangsforhold, snævre arbejdspladsforhold, risiko for skade på omkringliggende bygninger eller måske helt andre særlige problemer, der skal tages højde for. Herunder må det vurderes, hvordan udbudsmaterialet definerer ansvarsforholdene, om der eventuelt på udbyderens foranledning er tegnet en forsikring, som kan bære en del af ansvarsbyrden.
Økonomisk risiko
Er der større økonomisk risiko, end hvad der er rimeligt set på baggrund af opgavens karakter og størrelse, og står gevinstmuligheden i et tilfredsstillende forhold til risikoen?
Kender man ikke udbyderen, vil det være en god idé at konsultere sin bank om soliditet, betalingsevne og –vilje hos udbyderen, eventuelt undersøge mulighederne for sikkerhedsstillelse, forudbetaling eller anden form for sikkerhed for betalinger, herunder anvendelse af AB 92’s grundlag for gensidig sikkerhedsstillelse mellem udbyder og bydende. Det vil være nyttigt at gøre sig udbudsmaterialets betingelser om betalingsforhold og eventuelle krav om tilbageholdelse, krav om sikkerhedsstillelse og andre økonomiske faktorer klart, før man kaster sig ud i tilbudsudregninger.
Drøft tilbud med partner
Efter den første gennemgang af tilbudsmaterialet og vurdering af ovennævnte og andre forhold, og efter eventuel drøftelse af tilbudsbetingelserne med sin bank eller en anden fortrolig samtalepartner.
Planlæg tilbudet og sæt andre i gang
Der er ofte kort tid til afgivelse af tilbud, derfor vil det være praktisk straks efter modtagelsen af udbudsgrundlaget at lave en plan for tilbudets udarbejdelse. Det vil give luft til en ordentlig tilbudsbehandling i den sidste ende, hvis man straks sætter det arbejde i gang der skal udføres af andre:
1) Der skal indhentes priser fra leverandører, underentreprenører, leje af materiel og andre. Jo før dette sættes i gang des bedre kan tilbudene bearbejdes.
2) Sikkerhedsstillelser, garantier og eventuelle forsikringer skal bringes på plads, det skal der også være tid til.
3) Der skal trækkes mængder ud, og det samlede omfang skal vurderes.
4) Spørgsmål vedrørende uklarheder i udbudsmaterialet skal stilles til udbudsgiveren og besvares (skriftligt), hvilket også kræver tid.
Den tid der bruges på fornuftig planlægning vil være med til at give tid til den sværeste del af tilbudsafgivelsen, nemlig at vurdere sammenhængen i alle udbudsmaterialets forudsætninger, generelle og særlige betingelser, tidsplaner osv.
Afgiv et attraktivt tilbud
Afgivelsen af et kvalificeret tilbud – et tilbud, der opfylder udbudsbetingelserne og er attraktivt både prismæssigt og kvalitetsmæssigt, for såvel tilbudsmodtager som tilbudsgiver – kræver, at tilbudsforudsætninger vurderes omhyggeligt.
Type kontrakt
Tilbudet skal gerne føre til en entreprisekontrakt. Hvad er grundlaget for den kontrakt, der skal indgås på basis af udbud og tilbud.
Er de generelle bestemmelser kendt og almindelige i branchen, f.eks. AB 92 når det drejer sig om entrepriser i bygge- og anlægsvirksomhed. Det kan også dreje sig om en leverance, hvor der ikke er fastsat generelle bestemmelser, og hvor købeloven derfor er gældende. Dette har betydning for varighed af garantiperioder og andre forhold, som bør stå fuldstændig klart for tilbudsgiveren ved tilbudets afgivelse.
Særlige krav
Der kan være mange særlige forhold bygget ind i udbudsgrundlaget. Der ses ofte nogle "Særlige bestemmelser", der indfører store ændringer til de almindelige betingelser, både med hensyn til arbejdsbetingelser og til administrative og økonomiske bestemmelser som f.eks. betalingsbetingelser.
"Særlige betingelser" skal ubetinget læses igennem med skærpet opmærksomhed.
Afhængig/uafhængig
Det er vigtigt at undersøge betingelserne for udførelse af de arbejder, der skal være omfattet af tilbudet. Er der frihed til at udføre dem i vilkårlig rækkefølge eller er der krav, som måske gør udførelsen vanskeligere eller mere langvarig?
Hvor afhængig vil udførelsen af arbejdet være af andre entreprenører og af hvilke fag? Skal firmaet selv levere f.eks. krankapacitet, stillads eller andet materiel, eller skal der bruges materiel leveret af andre, og skal andre bruge ens materiel?
Hvilke andre entrepriser er man afhængig af, når de enkelte arbejder skal igangsættes, og hvilke arbejder skal man overtage fra andre som udgangspunkt for ens eget arbejde? Her kan det være vigtigt at vide, hvilken kvalitet – med hvilke udfaldskrav – det foregående arbejde overleveres. F.eks. er det selvfølgelig vigtigt for en malermester at vide, hvordan den væg, han skal male, ser ud.
Tidspresset
Hvordan ser tidspresset ud? Vil der være rimelig tid til fremskaffelse af materialer og til arbejdets udførelse?
Et væsentligt spørgsmål vil være, om det samlede arbejde kan udføres kontinuerligt, eller om der skal regnes med flere arbejdsperioder.
Klar til endeligt tilbud
Alle disse mange spørgsmål – og som regel en god del flere, afhængig af arbejdets karakter – skal være besvarede, før der kan udarbejdes et endeligt tilbud. Kan der gives et for tilbudsgiveren fornuftigt svar på spørgsmålene, så er tiden inde til at gå i gang med tilbudets endelig udarbejdelse.
jfr
