Sådan sikrer du dig en god og ustresset årsafslutning, mester
Gang på gang, år efter år bliver håndværkere overrasket over, at året slutter den 31.12. Det er måske lidt fortegnet, men ikke desto mindre kan man over hele landet se håndværkere med ild i håret (og andre steder) i slutningen af året og ofte langt ind i januar i det følgende år.
Skal det være sådan? Er der nogen som har bestemt det? Eller må man gerne sørge for at være i god tid, have styr på sagerne, styr på økonomien og er det overhovedet tilladt (hele tiden) at være opdateret på sin fakturering?
Svaret må være to gange nej og fire gange kæmpe-stort ja.
Har du styr på det?
Sidste år spurgte vi om du anvender digitale værktøjer, og om du som leder har besluttet, at der både registreres timer, materialer og dokumentation på sagerne, mens dine medarbejdere er i marken. Så har du nemlig let adgang til at kunne fakturere løbende – måske hver dag eller flere gange om ugen. Er det tilfældet, så er der i altfald styr på de afsluttede sager og faktureringen af disse.
Man har samtidig mulighed for let (i en del systemer) at trække rapporter fra driften, herunder bl.a. på væsentlige nøgletal som eksempelvis ”Dækningsbidrag pr. time”.
Ligeledes vil man i nogle systemer have mulighed for at udskrive en liste over ”Igangværende arbejde” (”Uafsluttede arbejder”). Gør du allerede det, så er der ingen grund til, at du ikke laver et ”Årsregnskab” hvert kvartal. På den måde har du hele tiden fuld kontrol – og rattet i hånden - over din forretning.
En anden mulighed er, at man tidligt i et år lægger en plan med sine rådgivere, herunder bogholder og revisor, så man sammen bliver klar til at aflevering af Årsregnskab eller andet (kunne også være moms-, periode-, kvartalsregnskab.) Det vil sige, at man tidligt får en liste fra rådgiverne om, hvad de har brug for, herunder dokumenter, log-ins, kundenavne til kontrol m.v.
Samtidig må man faktisk gerne bruge og besvare de spørgsmål, som revisor har stillet de foregående år. Langt henad vejen er det de samme afstemninger og opgørelser der bør forligger ved kvartalsafslutning - som ved årsafslutning.
Overblik og ro
I håndværksvirksomheder er det næsten altid igangværende arbejder der kan påvirke resultatet mest. Der er en række vurderinger og skøn der skal foretages: Hvor langt er vi? Holder forkalkulationen? Opgørelsen af igangværende arbejder bør gennemgås og DB pr. time vurderes for hver enkelt sag. Hvis der er store afvigelser fra ”normal-niveauet” skal disse forklares eller sagen ændres talmæssigt.
Overblik og ro er nogle af de elementer som du får, hvilket betyder, at du selv under årsafslutning kan fokusere på at drive din forretning. Samtidig vil du opleve, at selv i forbindelse med en Årsafslutning kan du være i fuldstændig kontrol over processen og din daglig dag.
Samtidig opnår du, at din forretning drives ved at kigge ud af ”forruden” fremfor gennem ”bagruden”, og derved bliver Årsafslutningen og årets resultat ikke en overraskelse, da du løbende har kendt tendensen.
Artiklen er en del af temaet Casper&Frank.
