Sådan styrer du de store projekter, mester!
Klummen giver håndværksmestre og andre selvstændige nye, friske indspark, inspiration og ideer til generel forbedret virksomhedsdrift. Klummen vil indeholde forskellige emner, der alle drejer rundt om begrebet virksomhedsdrift; hvordan forbedrer du din forretning.
Vi ser ofte at store projekter ”kører af sporet” og at tidsforbruget bliver meget højere end budgetteret. Det kan skyldes flere ting, bl.a.:
• Manglende tilsyn/styring med projektet
• Manglende overblik
• Medarbejderne er ikke vant til store projekter og denne arbejdsform
• Manglende aftalegrundlag for ekstraarbejder, hvilket kan medføre efterfølgende diskussion om betaling heraf. Alt for ofte ses det at håndværksvirksomhederne må opgive at få betaling for ekstraarbejder, alene fordi aftalegrundlaget ikke er på plads.
• Overskridelse – næsten uden undtagelse – af det budgetterede tidsforbrug. Materialeforbruget ligger til gengæld ofte meget tæt på det forventede.
Sådan kommer du videre
Udpeg en ansvarlig for projektet, som har bestemmelsesret overfor medarbejderne på sagen. Projektet skal følges meget tæt og med ”milepæle”, hvor der løbende følges op på om projektet forløber som forventet, og om økonomien er som forventet.
Man kan med fordel anvende digitale værktøjer til at sikre det nødvendige overblik. Som nævnt er det næsten altid timerne, der afviger negativt i forhold til forventningerne. Derfor er det vigtigt, at der løbende følges op på antallet af forbrugte timer i forhold til det budgetterede antal, på det givne stadie i projektet.
Medarbejderne på sagen skal udvælges efter om den enkelte ”passer” til opgaven. Ofte er ”spjældmedarbejdere” ikke de bedste til store projekter, idet disse medarbejdere ofte er ”for grundige” i forhold til den hastighed, der kræves på store entrepriser.
Opstil klare procedurer for hvordan virksomheden sikrer, at aftalegrundlaget er på plads inden ekstraarbejder igangsættes, og sørg for nye aftalesedler løbende laves. Her kan det være en fordel at anvende digitale værktøjer til at sikre det nødvendige overblik samt effektivitet.
Kommer ikke ud af det blå
En eventuel gevinst kommer desværre ikke ud af det blå, men bygger på struktur. Så hvis der fra starten af projektet:
• En eventuel gevinst kommer desværre ikke ud af det blå, men bygger på struktur. Så hvis der fra starten af projektet:
• Udpeges en beslutningsdygtig leder, der følger projektet tæt
• Sker udvælgelse af rette medarbejdere til projektet
• Sikres at procedurer for sikring af aftalegrundlag er på plads inden ekstraarbejder igangsættes
Og
• Der forud herfor er afgivet et velovervejet tilbud (læs eventuelt Sådan skruer du et godt tilbud sammen, mester! ), er der gode muligheder for at projektet kan gennemføres med økonomisk succes og profit.
Artiklen er en del af temaet Casper&Frank.
