Har du styr på dine IT-værktøjer?
Både entreprenørfirmaet VAM A/S og anlægsgartnerfirmaet Malmos A/S er hver for sig i gang med at implementere nye, effektive IT-værktøjer. Det handler som udgangspunkt om at få skabt en struktureret proces, så der er styr på IT-projektet. Og økonomien!
Det skriver Mester Tidende.
IT-værktøjer til f.eks. tilbudsgivning, planlægning, tidsregistrering, kvalitetssikring og økonomisk styring kan være med til at forbedre bundlinjen. Men hvordan finder man som håndværksmester frem til de mest effektive IT-værktøjer og hvordan får man dem implementeret?
Som udgangspunkt er det afgørende, at virksomheden er IT-moden – f.eks. at mester eller de medarbejdere som i det daglige har overblikket over virksomheden, tager sig tid til sammen med en rådgiver, at få skabt et overblik over, hvor IT-værktøjer vil gøre bedst nytte.
Nøjagtig som når man køber en ny kap-geringssav eller en ny læssemaskine, skal der træffes beslutning om hvordan investeringen påvirket produktiviteten og dermed bundlinjen.
Skab overblik
Mester Tidende har været inde i "maskinrummet" hos to virksomheder, som har kastet sig ud i arbejdet med at implementere effektive IT-værktøjer.
De to virksomheder, VAM Entreprenør på Djursland og Malmos A/S på Vestsjælland er begge det man kan betegne som digitale frontløbere og har bl.a. det til fælles, at det er en ledelsesbeslutning og en del af ledelsens strategi og vision at skabe bedre overblik og arbejdsrutiner. Målet er ikke nødvendigvis at implementere en masse IT-værktøjer, men at implementere IT-værktøjer i det omfang det kan skabe overblik og effektive arbejdsrutiner.
Fælles for de to virksomheder er også, at de har udpeget nøglemedarbejdere med flair for tal, IT og planlægning til at være tovholdere på opgaven. Derudover har begge virksomheder hyret professionel hjælp fra en IT-rådgiver. I dette tilfælde BASIT i Taastrup.
Hos VAM A/S er det regnskabschef Allan Hougaard, der står for opgaven. Hos Malmos A/S er det økonomi- og IT-chef Michael Gøthche.
En dynamisk proces
- Det er meget vigtig, at virksomheden afsætter de nødvendige ressourcer og at der både før under og efter implementeringen foregår en forventningsafstemning i alle dele af virksomheden. Implementering af IT-værktøjer er en fælles opgave og skal løftes i fællesskab, understreger Allan Hougaard.
Økonomi- og ITchef Michael Gøthche fremhæver, at det gælder om at få struktur på processen og få både virksomhedens ledelse og medarbejdere samt IT-rådgiveren til at være en del af en dynamisk proces.
- Det er medarbejderne, der kender arbejdsrutinerne og det gælder om at få alle rutiner og erfaringer på bordet og tygget dem igennem i en struktureret proces, siger Michael Gøthche.
Hvis du som håndværksmester, entreprenør eller direktør selv er den der har overblikket i virksomheden, så er det altså også dig, som i givet fald skal afsætte tid sammen med en IT-rådgiver som kan hjælpe dig med at få implementeret effektive IT-værktøjer.
Smider du det ansvar fra dig til medarbejdere uden at afsætte de nødvendige ressourcer eller lader du en IT-rådgiver få frit spil, så kan det går rivende galt.
Viden og vision
Når det er vigtigt at skabe en struktureret proces så er det for få overblik over projektet og økonomien.
Samtidig er det afgørende, at medarbejderne er en del af processen og dermed tager ejerskab til de nye IT-værktøjer. Og at det populært sagt er medarbejdernes viden kombineret med ledelsens vision, der ligger til grund for de informationer, der suser rundt digitalt.
Implementering af IT-værktøjer handler derfor både om i virksomheden at få skabt en fælles platform for kommunikation og om at kunne skabe overblik over, hvor der er effektivitetsgevinster at hente.
