Sparer to mands løn om året efter indkøb af nyt it-system
Hos J.M. Gulv & Rengøring ApS fra Albertslund er opgaverne blevet mere effektive efter investering i Visma ServiceSuite, der både anvendes som opgavestyringssystem og planlægningsværktøj
Med flere end tyve ansatte, og opgaver på hele Sjælland, brugte ledelsen uforholdsmæssigt meget tid på uddelegering af opgaver og administration af time- og materialeforbrug.
I en branche med hård konkurrence og lave indtjeningsmarginaler besluttede ledelsen at se på, hvor de kunne effektivisere. Det resulterede blandt andet i et nyt IT-system, der kunne håndtere og understøtte hele arbejdsprocessen hos virksomhedens medarbejdere, og erstatte en række manuelle arbejdsgange.
Lettere administration og planlægning
IT-systemet Visma ServiceSuite blev implementeret sammen med det hidtidige økonomisystem, og anvendes i dag både på hovedkontoret og hos virksomhedens medarbejdere, der dagligt kører rundt på gulv- og rengøringsopgaver over hele Sjælland. Med ServiceSuite som tidsregistreringssystem og planlægningsværktøj, blev både opgavefordeling, time- og materialeregistrering, opgaveudførelse, afslutning og fakturering effektiviseret med forbedret indtjening til følge.
- Det var lidt af en omvæltning, da først vi fik introduceret medarbejderne for systemet. Før mødte stort set alle ansatte ind hver dag på pladsen kl. 7.30 og blev sat på opgaver og fik tildelt materialer. Der skulle tages stilling til, hvilke opgaver, der var afsluttet dagen før, og hvad de skulle samme dag, før vi kunne sende alle af sted, fortæller konduktør Tonny Petersen, der er ansvarlig for administration og opgavefordeling i virksomheden.
Nu taster folk selv ind, når de er færdige, og virksomheden kan derfor planlægge om aftenen og sende folk ud direkte fra deres bopæl om morgenen.
Bedre likviditet og større omsætning
Selv med et par usikre faktorer i regnestykket er det Tonny Petersens overbevisning, at investeringen allerede nu har tjent sig selv hjem mange gange.
- Vi har sparet ekstremt meget i tid og administration. Blandt andet har vi mindre papirarbejde og printer slet ikke så meget mere. Derudover kan vi bruge tiden på end at administrere og koordinere, da vi nu ved, hvor folk er, og hvornår de er ved næste kunde.
- Før var der bunker af papir og små lapper. Nu registreres alt med det samme i Visma ServiceSuite. Vi kører timesedler ud hver fjortende dag, hvor folk får løn efter registreringen.
- Omregnet til antal medarbejdere vil jeg skyde på, at vi i likviditet har sparet, hvad der svarer til en til to medarbejdere om året, fordi de kommer hurtigere af sted. Det er noget, vi også har mærket på omsætningen, der er steget støt siden vi fik det nye system, fordi vi har fået frigjort mere tid til kunder og tilbud, siger Tonny Petersen.
Større overblik og bedre kundeservice
På de administrative linjer har programmet været en positiv gevinst og skabt større overblik over kunder, opgaver og medarbejdere. Medarbejderne opdaterer dagligt deres timesedler, mens systemet styrer det enkelte timeforbrug per kunde. Det har gjort det lettere at holde styr over timeforbrug på de enkelte opgaver.
- Hvis en medarbejder er færdig før tid og kører hen for at hjælpe en kollega, kan kollegaen selv skrive medarbejderen på opgaven i systemet, og så tager de selv manden fra igen dagen efter. Det er genialt og letter mange af de administrative byrder, siger Tonny Petersen og fortsætter:
- Samtidig bruger vi ikke lige så meget tid på at holde styr på folk. Hvor vi før brugte hukommelsen eller små lapper til at huske, hvilke opgaver folk var på, kan vi nu slå op og se, hvor de er. Hvis en kunde for eksempel ringer og spørger, hvornår en medarbejder er på vej, kan vi trace ham og se hvor langt, han er nået. Systemet har dermed også hjulpet med at give bedre kundeservice, fastslår Tonny Petersen.
tøtte
