Gode råd om inkasso
Sådan får du kunderne til at betale
Få styr på, hvem du laver aftalen med
- Mange vil sikkert mene, at det da på ingen måde kan være et problem, at vide, hvem der bestiller et arbejde eller en vare, og hvem faktura i sidste ende skal stiles til. Men ikke sjældent oplever vi på vores kontor, at fakturamodtageren påstår ikke at være rette skyldner. Og så opstår tvisten og bøvlet.
Det er vigtigt allerede ved aftaleindgåelsen at få identificeret kunden – både for at kunne sende regningen til den rigtige, men også for at kunne få afklaret om kunden er i risiko for ikke at kunne betale. Er bestilleren en anden end kunden, så notér navnet. Hvis din kunde er erhvervsdrivende, skal du altid bede om at få cvr.nr. og sørg derefter for at tjekke www.cvr.dk for at finde ud af,hvem din kunde i realiteten er, fremhæver Marianne Sørensen og Line Nejrup.
Et eksempel: Du indgår en aftale med Peter Hansen, som ringer fra "Tøjbutikken", om istandsættelse af butikken. Det kan være, at du regner med, at kunden i realiteten er Peter Hansen, som privat har en god økonomi. Derfor går du i gang med arbejdet og sender regningen til "Tøjbutikken,Vestergade 15".
Det kan imidlertid være, at Peter Hansen driver butikken i selskabsform, og dette selskab kort tid efter går konkurs. I sådan et tilfælde hæfter Peter Hansen ikke automatisk for regningen. Hvis selskabet går konkurs mister du det krav, der ikke dækkes af dividende.
Også ved private kunder er det en fordel at indhente oplysninger, før aftalen indgås.
Det kan være, at den du taler med, indgår aftalen for én, der ikke har givet fuldmagt. For så vidt angår private forbrugere, bør du altid som minimum indhente adresse og telefonnummer og oplysning om, hvem der skal betale.
Brug de oplysninger, du har fået!
- Brug de indhentede oplysninger til at tjekke kreditværdigheden. Selskaber kan man indhente regnskaber for, og den vej vurdere kreditværdigheden.
Bliver du kontaktet for at lave arbejde på et hus, så kan du evt. tjekke ejeroplysninger på www.ois.dk, for at se, om det er ejeren, der har bestilt arbejdet. Du kan også hente oplysninger fra tingbogen – eller få din advokat til det, siger Marianne Sørensen og Line Nejrup.
- Når du har hentet oplysningerne skal du også bruge dem internt. Hvis vi fortsætter med eksemplet ovenfor, må du aldrig i dine fakturaer, ordrebekræftelser eller tilbud blot skrive "Tøjbutikken".
En god huskeregel er, at din kundes navn i dit system og på tilbud mv. du sender til kunden, altid skal være registreret som enten
• en persons navn eller
• et firmanavn med en tilføjelse (eksempelvis A/S, ApS, I/S eller v/person navn )
Hvis du ender med at få en dom udelukkende over "Tøjbutikken, Vestergade 15" og butikken reelt ejes personligt af Peter Hansen, kan du umiddelbart ikke bruge den i en fogedsag mod Peter Hansen. Dommen skulle lyde på "Tøjbutikken v/Peter Hansen", påpeger Marianne Sørensen og Line Nejrup.
Få aftalen ned på skrift
- Juraen er helt klar: En mundtlig aftale er lige så bindende som en skriftlig. Der er imidlertid bare lige det problem, at den er noget sværere at bevise. En klar skriftlig aftale kan senere spare dig for en dyr retssag. Derfor skal du altid sørge for at få aftalen ned på skrift – og det behøver ikke nødvendigvis være en lang og forkromet kontrakt.
Vilkårene for aftalen kan udmærket fremgå af et tilbud og/eller en ordrebekræftelse. Det vigtigste er at de væsentligste aftalepunkter er nedfældet på skrift (eksempelvis pris, tidshorisont, vilkår for ekstraarbejder mv.) og accepteret af kunden. Er der væsentlige ændringer i ordrebekræftelsen i forhold til tilbuddet, bør du gøre særligt tydeligt opmærksom på dette skriftligt.
Send altid dine salgs- og leveringsbetingelser med dit tilbud, hvis det er muligt, og ikke først med ordrebekræftelsen. Hvis kunden først får dem med ordrebekræftelsen, kan der opstå tvist om, hvorvidt de er aftalt.
Hvis du har standardbetingelser på bagsiden af en ordrebekræftelse/tilbud, så henvis under alle omstændigheder tydeligt til dem på forsiden.
Alle ændringer og tillægsaftaler under arbejdets udførelse bør bekræftes skriftligt over for kunden umiddelbart efter, at de aftales. Det kan helt enkelt gøres ved en kort e-mail eller sms, og behøver ikke tage lang tid. Du skal blot gemme mailen eller sms’en. Men det kan spare dig for en lang retssag efterfølgende – og dermed også penge, understreger Marianne Sørensen og Line Nejrup.
Overvej, om du skal have sikkerhed
- Er du i tvivl om kundes betalingsdygtighed, er det vigtigt, at du overvejer, om du før arbejdet igangsættes kan få sikkerhed for din betaling.
Det kan være i form af garanti fra banken, pant eller ejendomsforbehold. Eller en kaution fra selskabsejeren.
Det er vigtigt, at du får aftalt sikkerheden før arbejdet iværksættes og ved ejendomsforbehold før varen udleveres, så du ikke risikerer problemer ved en evt. senere konkurs. Der gælder særlige regler om ejendomsforbehold. Få kontrolleret, at dit ejendomsforbehold overholder dem, fastslår de to advokater.
Sæt din rykkerprocedure i system
- Du har sikkert hørt den gamle talemåde som siger at "det er det hjul, der knirker, der bliver smurt". Denne talemåde har meget sandhed i sig. Har du en fast, effektiv og hurtig rykker/inkassoprocedure, har du langt større mulighed for at få dine penge ind.
Vi anbefaler derfor, at du får din rykkerprocedure gennemgået hos din advokat, så du er sikker på, at den er så effektiv som muligt. Det behøver ikke koste mange penge, men kan give dig en hurtigere betaling fra dine kunder.
Lav en helt fast plan for, hvordan din rykkerprocedure skal være – og følg den! Regningerne skal føres til dørs, og der skal rykkes straks efter, at fakturaen ikke bliver betalt i rette tid. Hvis kunden ikke betaler efter 1. rykker, så ring til kunden. Manglende betaling kan naturligvis skyldes en fejl eller forglemmelse, men uanset begrundelsen fører en personlig opringning oftere til betaling end et rykkerbrev. Ergo kommer du her først i køen.
Hvis du sender flere rykkere, inden du sender sagen til inkasso, så lad være med at skrive på den 1. rykker, at den er 1. rykker. Du risikerer, at den økonomiske trængte kunde tænker, at der så nok kommer en 2. rykker, og at han derfor godt kan vente lidt endnu med at betale.
Du skal huske, at du kan beregne dig rykkergebyr på 100 kr. ved udsendelse af rykkere.
Bliver der ikke betalt, vil det være en fordel at sende sagen hurtigt til inkasso, hvis ikke kravet skal opgives. Kunden skal altid have en 10 dages frist til betaling ("senest 10 dage fra dato") og oplysning om, at han vil blive pålagt inkassoomkostninger, før du sender sagen til inkasso.
Indgår du aftale med kunden, om at beløbet skal betales, så sørg for at få kunden til at skrive under på, at han erkender at skylde beløbet og at du kan bruge hans erkendelse til at sende sagen i fogedretten uden dom.
Husk, at hvis kunden har indsigelser mod det udførte arbejde, må du ikke blive ved med at sende rykkere og du må ikke true med RKI. I de sager skal du straks overveje om sagen skal føres uden om inkasso og direkte til forligsdrøftelser eller domstolen, måske kan føre sagen som en sag efter småsagsprocessen.
Det vigtigste er, at du får handlet hurtigt, fastslår Marianne Sørensen og Line Nejrup fra advokatfirmaet Kaalund & Partnere.
Fem gode råd til at få pengene i kassen
• Få styr på, hvem du laver aftalen med
• Brug de oplysninger, du har fået!
• Få aftalen ned på skrift
• Overvej, om du skal have sikkerhed.
• Vær en effektiv inkassator – sæt din rykkerprocedure i system
